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Pflichtangaben auch für geschäftliche E-Mails

Von Rechtsanwalt Willi Marnet, LL.M.

Seit dem 1. Januar 2007 gelten neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe, die aufgrund der Neufassung der einschlägigen Rechtsnormen nunmehr unabhängig von der Darstellungsform auch auf geschäftliche E-Mails, Faxe und Postkarten Anwendung finden.

Die Vorschriften zu den Pflichtangaben, die nicht mit den Pflichtangaben nach dem Teledienstegesetz verwechselt werden dürfen, müssen von allen Unternehmen beachtet werden. Die inhaltlichen Anforderungen ergeben sich für kleingewerbliche Unternehmen (Einzelunternehmen, GbR) aus § 15b GewO, für den im Handelsregister eingetragenen Einzelkaufmann aus § 37a HGB, für die OHG aus § 125a HGB, für die KG aus § 177a HGB, für die AG aus § 80 AktG und für die GmbH aus § 35a GmbHG. Geschäftliche Mitteilungen einer GmbH müssen zum Beispiel den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die Rechtsform der Gesellschaft, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht sowie die Handelsregister-Nummer, alle Geschäftsführer und sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, dessen Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen enthalten.

Gesetzliche Platzierungsvorschriften und Gestaltungsrichtlinien gibt es nicht. Die Pflichtangaben müssen nur gut lesbar sein. Im übrigen kann der Unternehmer frei auswählen und auch zusätzliche Informationen, wie Telefon- und Faxnummer, Internetauftritt, Bankverbindung etc. angeben. Bedenklich dürfte allerdings das Anhängen einer Visitenkarte an eine E-Mail sein, da sie nicht von allen Programmen gelesen werden kann.

Die gesetzlichen Pflichtangaben gelten für den gesamten externen Schriftverkehr. Sie betreffen somit alle Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen und auch die Bestellscheine. Rechnungen sind von der Regelung nur insoweit betroffen, als sie infolge z. B. ausschließlich fernmündlicher Geschäftsvereinbarungen das erste Schriftstück darstellen.

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählt der interne Schriftverkehr. Dazu gehören die schriftlichen Mitteilungen zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens. Nicht zu den Geschäftsbriefen gehören auch Quittungen, Abholbenachrichtigungen etc. und Werbung, da sich diese an einen unbestimmten Personenkreis richtet.

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu Pflichtangaben auf den Geschäftbriefen, die nunmehr auch für geschäftliche E-Mails gelten, muss dringend empfohlen werden. Zum einen kann der Verstoß mit einem Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro geahndet werden und zum anderen zu kostenintensiven Abmahnungen wegen unlauteren Wettbewerbs führen.

Archivierte Themen:

2010
Zusätzliche Informationspflichten für Dienstleistungsunternehmen (Mai)
Zur Aktualität von Preisangaben und der Angabe von Versandkosten in Preissuchmaschinen (Apr.)
Änderungen für 0180-Nummern seit 1. März 2010 (Mrz.)
Vorsicht bei der Installation einer „Tell-a-friend-Funktion“ auf einer kommerziellen Website (Jan.)

2009
Keine Telefonnummer in der Widerrufsbelehrung (Okt.)
Neue Widerrufsbelehrung für den Online-Handel mit Dienstleistungen (Aug.)
Beschlagnahme von E-Mails beim Provider (Juni)
Zur Zulässigkeit der AdWord-Werbung bei Google (März)
Auswirkungen der neuen Verpackungsordnung (Jan.)

2008
Archivierung von Webseiten und Blogs durch die DNB (Dez.)
Impressum muss nicht zwingend Telefonnummer enthalten (Nov.)
Neues Gesetz erleichtert Urheber Durchsetzung seiner Ansprüche (Sept.)
Vorläufige Einschränkung der Vorratsdatenspeicherung (Juni)
Heimliche Online-Durchsuchung (April)
Neue gesetzliche Regelungen im Online-Recht (Jan.)

2007
Mehr Transparenz bei Preisangaben im Web... (Nov.)
Zur Haftung des Admin-C als Bevollmächtigter... (Sept.)
Rechtliche Aspekte zu Blogs... (Juli)
Neues TMG und Staatsvertrag für Rundfunk und Telemedien... (April)
Pflichtangaben auch für geschäftliche E-Mails (Feb.)
Die Verwendung eines unrichtigen Musterformulars zum Online-Widerrufsrecht und seine Rechtsfolgen (Jan.)

2006
Unbegrenzte Haftung für Hyperlinks (Nov.)
Die rechtliche Bewertung von Keyword-Advertising (Aug.)
Heilmittelwerbung im Internet (Mai)
Preisangaben und Versandkosten im Online-Handel (März)

2005
Urheberrechtlicher Schutz von Websites (Dez.)
Weblogs und die Grenzen der Meinungs- und Werbefreiheit (Okt.)
Die Löschung von Werbe-Mails durch den Arbeitgeber (Aug.)
Internet-Rechtsfälle mit Auslandsbezug (Juni)
Spam-Mails ... und kein Ende (März)
Domain-Grabbing und die Registrierung von Gattungsbegriffen als Web-Adressen (Jan.)

2004
Werbung in Form von Meta-Tags (Okt.)
Abpfiff für Spam und Co (Aug.)
Gratwanderung zw. zulässigem Newsletter u. illegalem Spam (April)
Gefährliche Werbewelt (März)
Wirkungslose Disclaimer (Jan./Feb.)

2003
Rechtliches Aus für Tauschbörsen? (Dez.)
Meine E-Mail, Deine E-Mail (Nov.)